реферат, рефераты скачать Информационно-образоательный портал
Рефераты, курсовые, дипломы, научные работы,
реферат, рефераты скачать
реферат, рефераты скачать
МЕНЮ|
реферат, рефераты скачать
поиск
MS Access

MS Access

Псковский Вольный университет

Курсовая работа

MICROSOFT ACCESS

студетов 3 курса

факультет информационных систем

Банахова Олега Святославовича

Зуева Юрия Владимировича

Научный консультант: Басин Юрий Абрамович.

г.Псков 1995г.

СОДЕРЖАНИЕ

I. Введение.

II. Access - что это такое.

1. Несколько слов о ...

2. Таблицы.

3. Запросы.

4. Формуляры.

5. Отчеты.

6. Макросы.

7. Модули.

III. Построение небольшой Базы данных.

IV. Небольшая сравнительная характеристика.

1. ВВЕДЕНИЕ.

Перед тем как приступить к изучению СУБД ACCESS рассмотрим несколько

основных понятий.

Данные - систематизированная и структурированная каким-либо образом

информация. Существуют по крайней мере три модели данных: иерархическая,

сетевая, реляционная.

Модели данных - представление данных и их взаимосвязей, описывающих

понятия проблемной среды. Модели данных используются как для

концептуального , так и для логического и физического представления данных.

В данной работе мы будем рассматривать только логическое

представление данных, т.е. с точки зрения прикладного программиста и

пользователя. С их точки зрения данные делятся на записи, те в свою очередь

делятся на поля, и между полями, а так же и между записями могут быть

установлены различные связи.

Поле - основной и минимальный элемент данных.

Запись - несколько полей.

Связи - логические взаимосвязи между записями или полями.

Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей

одна из которых определена как корневая. Примером иерархической модели

могут служить деревья:

[pic]

[pic]

Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями (КЛИЕНТ -

корневая запись), НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ,

линиями показаны связи.

Дерево - ориентированный граф(граф - пара множеств, одно из которых

описывает множество вершин, а другое множество связей между ними) где все

вершины, кроме корня, находятся в голове только одной дуги, корень не

находится в голове ни одной из дуг и связан с вершиной дерева.

Между записями в иерархии могут быть определены связи: “один ко

многим”, или “один к одному”, где запись соответствующая элементу “один”

указанной связи, определяется как исходная, а соответствующая элементу

“много” - как порожденная.

Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей

моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко

многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т.е. любая

запись может быть корневой.

Сетевая модель:

[pic]

Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями, НОМЕР, ФАМИЛИЯ,

ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

Реляционная модель данных является одним из самых простых видов

представления информации и самой легкой концепцией для понимания. Эта

модель представляет собой данные упорядоченные в таблицы, чаше всего

двухмерные. Таблицы такого вида называются отношениями (реляциями) и каждая

таблица представляет собой отдельный файл.

Реляционная модель:

Строка Столбец

|НОМЕР - КЛИЕНТА|ФАМИЛИЯ - КЛИЕНТА |ИМЯ - КЛИЕНТА |ОТЧЕСТВО - КЛИЕНТА |

| | | | |

| | | | |

Поле

|НОМЕР - |НАЗВАНИЕ - |ТОРГОВЫЙ АГЕНТ |

|ЗАКАЗА |ЗАКАЗА | |

| | | |

| | | |

|НОМЕР - ТОРГОВОГО АГЕНТА|ФАМИЛИЯ |ИМЯ |ОТЧЕСТВО |ПОСТАВЛЯЕМЫЙ ТОВАР |

| | | | | |

| | | | | |

Каждая таблица состоит из столбов, строк каждому столбцу присвоено

однозначное имя, один элемент столбца называется полем, а строка называется

записью. Данный пример показывает, что и сетевая модель, и иерархическая

могут быть приведены к реляционной.

Структурированные таким образом данные могут хранится в ЭВМ в виде

Баз Данных. База данных может быть определена как совокупность

предназначенных для машинной обработки и хранения данных, которые могут

использоваться одним или несколькими пользователями.

В зависимости от рассмотренных выше моделей данных базы данных могут

быть иерархическим, сетевыми и реляциоными. Дальше мы будем рассматривать

только реляционные базы данных.

С базами данных неразрывно связано такое понятие как СУБД.

СУБД(система управления базами данных) - программа которая управляет

данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование

информации хранимой в базе данных. СУБД также подразделяются на

иерархические, сетевые и реляционые в зависимости от данных которые они

обрабатывают. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE,

CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT

ACCESS.

2. MICROSOFT ACCESS.

Несколько слов о ...

Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД(relational

database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую

Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от

отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством

манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое

впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все

это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-

объектов(Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект

представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в

своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL - таблица,

Paintbrush - иллюстрация или Sound - файл.

Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования.

Это обучающая система, предоставляющая пользователю рекомендации по выходу

из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского

языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том, что следует

делать далее.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы

работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо

обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования

их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит

язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий

возможность формирования специализированных систем управления базами

данных.

Теперь перейдем к более подробному рассмотрению системы Access.

Основными понятиями или объектами этой системы являются: таблицы, запросы,

формуляры, отчеты, макросы и модули. И конечно же главным понятием будет

база данных (database).

База данных это набор данных, который связан с определенной темой

или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы

создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры,

отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в

базе данных. Для создания базы данных необходимо выполнить следующие шаги

:

. Активизируйте окно Microsoft Access и выберите в меню File директиву New

Database (или щелкните кнопкой New Database в строке пиктограмм).

Microsoft Access высвечивает диалоговое окно New Database и

автоматически дает имя Вашей базе данных , которое Вы можете заменить.

. В строке File Name, напечатайте Ваш вариант имени базы данных. Оно может

содержать до 8 символов без пробелов. Microsoft Access автоматически

добавляет расширение .MDB к имени Вашей базы данных, если Вы этого не

сделали.

. Если Вы хотите хранить базу данных в определенном месте выберите

соответствующую директорию в списке директорий Directories list.

. Нажмите на кнопку OK.

Microsoft Access создает пустой файл базы данных и открывает окно

базы данных Database window.

Окно Базы данных:

[pic]

Созданную базу данных можно наполнить объектами различного рода и

выполнять операции с ними. Но с базой данных можно выполнять операции как с

неделимым образованием. Все операции такого рода - операции управления

базой данных - сосредоточены в меню File прикладного окна Access или в

окне базы данных. Например, операция открытия базы данных включает

следующие шаги:

. Если необходимо, активизируйте Microsoft Access.

. Из меню File выберите директиву Open Database (или щелкните кнопкой Open

Database в строке пиктограмм ). Microsoft Access высвечивает диалоговое

окно Open Database.

. В строке File Name выберите соответствующее имя базы данных,

предварительно выбрав соответствующую директорию в списке директорий

Directories list и соответствующий накопитель в строке Drives.

. Нажмите на кнопку OK.

Microsoft Access высветит окно соответствующей базы данных. При

открытии базы данных можно ограничить возможные операции с базой данных

только чтением и ограничить круг пользователей, имеющих доступ к базе

данных только собственной персоной. Такие ограничения могут оказаться

полезными, если база данных эксплуатируется в многопользовательской

системе. Если необходимо только просмотреть базу данных и содержащиеся в

ней объекты, но не изменять их, то при открытии базы данных необходимо

активизировать контрольный индикатор Read Only (только чтение).

Если необходимо предотвратить изменения данных и объектов данной базы

данных со стороны других пользователей, то при открытии базы данных

необходимо установить опцию Exlusive (исключительные права).

Базу данных можно подвергнуть сжатию, для этого необходимо выбрать в

меню File директиву Compact Database (сжать базу данных). Access создает

копию базы данных и по-новому размещает ее на диске. После выбора

сжимаемого файла в диалоговом окне сжатия базы данных появляется диалоговое

окно цели сжатия(Database to Compact Into), в котором можно выбрать имя для

сжатой версии базы данных. Если используется то же самое имя, и база данных

оказывается успешно сжатой, то по завершении сжатия Access автоматически

уничтожает исходную(несжатую) версию.

Базу данных можно зашифровать для защиты секретной информации от

просмотра. Это осуществляется с помощью директивы Encrypt Database

(расшифровать - Decrypt Database). В появившемся диалоговом окне

выберите подлежащую шифрованию/дешифрованию базу данных и щелкните на

кнопке OK. В результате откроется диалоговое окно целевого файла, где

следует указать имя файла, в который будет помещен результат

шифрования/дешифрования. Если используется то же самое имя и база данных

была успешно зашифрована/расшифрована, то Access автоматически заменяет

оригинальный файл на полученный в результате преобразования.

В некоторых ситуациях база данных может оказаться поврежденной. Для

восстановления базы данных служит директива Repair Database (восстановить

базу данных) в меню File. Эту операцию рекомендуется применять в целях

профилактики так как Access не замечает, что база данных была повреждена. В

диалоговом окне ремонта нужно ввести имя, директорию и накопитель

поврежденной(или подозреваемой в повреждении) базы данных и нажать кнопку

OK. После этого Access займется “починкой” заданной базы данных и спасет

то, что еще можно спасти.

Если пользователь закончил работу с базой данных, то ее следует

закрыть. Для этого:

. Активизируйте окно базы данных, если это необходимо.

. В меню File выберите директиву Close Database.

Можно закрыть базу данных и с помощью двойного щелчка мышью на

кнопке вызова управляющего меню окна базы данных или нажатием клавиш (Ctrl

+ F4).

Таблицы.

Следующим шагом в построении базы данных будет ее заполнение, т.е.

создание объектов и присвоение последним необходимых свойств. Какого бы

типа ни были Ваши данные, Вам придется хранить их в одной или нескольких

таблицах. Таким образом, первым шагом в построении базы данных будет

создание таблицы.

ТАБЛИЦА - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных

полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая,

собственно, содержание базы данных.

Таблицы являются основной формой представления информации,

содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на

базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя

способами:

1. С помощью Конструктора таблиц.

В окне базы данных щелкните на кнопке Table.

Выберите кнопку New в окне базы данных.

Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.

Выберите кнопку TableWizards(Конструктора таблиц).

В диалоговом окне Конструктора следуйте указаниям по добавлению полей в

Вашей таблице.

6. Без помощи Конструктора.

. В окне базы данных щелкните на кнопке Table (или выберите директиву

Tables в меню View).

. Нажмите кнопку New в окне базы данных.

Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.

. Нажмите кнопку New Table.

Microsoft Access откроет пустое окно проектирования таблицы. Оно

будет выглядеть так:

[pic]

В этом окне задаются характеристики полей, составляющих запись (блок

данных) базы, т.е. вводится спецификация записи. В нижней части окна Access

выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге проектирования

действиях.

Каждому полю, включаемому в запись, приписывается тип данных,

определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип

данных вносится в колонку Data Type, причем его можно выбрать из списка

доступных типов.

Access различает следующие типы данных полей:

. Text Текстовые поля содержат текст, длина которого не может быть

более 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью

параметра Field Size(размер поля).

. Memo В Memo-полях сохраняется текст длиной до 32000 символов. Поля

этого типа данных не могут индексироваться.

. Number Числовые поля содержат произвольные числовые значению. Диапазон

допустимых значений определяется параметром Field Size (размер поля).

. Date/Time Поля даты/времени содержат значения даты и времени в

диапазоне от 100 до 9999 года.

. Currency В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов

слева от запятой и четырех десятичных разрядов справа от запятой.

. Counter Поле счетчика содержит число, которое автоматически

увеличивается Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных.

. Yes/No В таких полях сохраняются значения Да или Нет. Поля данного типа

не могут индексироваться.

. OLE Object В OLE - полях помещаются объекты, такие как, например,

Excel-таблица или Microsoft Draw - графика, обработанные OLE - сервером.

Размер поля может быть до 128 МБ. Поля данного типа не могут

индексироваться.

Характеристики каждого поля определяются рядом параметров(свойств).

Страницы: 1, 2, 3, 4



© 2003-2013
Рефераты бесплатно, рефераты литература, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты медицина, рефераты на тему, сочинения, реферат бесплатно, рефераты авиация, курсовые, рефераты биология, большая бибилиотека рефератов, дипломы, научные работы, рефераты право, рефераты, рефераты скачать, рефераты психология, рефераты математика, рефераты кулинария, рефераты логистика, рефераты анатомия, рефераты маркетинг, рефераты релиния, рефераты социология, рефераты менеджемент.